Vorzimmerdamen, die nur Kaffee kochen und hübsch ausschauen? Schnee von gestern. Sekretäre und Sekretärinnen sind längst zu äußerst produktiven und unverzichtbaren Mitarbeiter/innen geworden. Mittlerweile werden sie in vielen Unternehmen als Office Assistent/in oder Office Manager/in bezeichnet. Doch wie unterscheiden sich die Berufsbilder von früher und heute genau?

Wenn wir das wissen wollen, müssen wir sehr weit zurückgehen. Das Wort Sekretär hat seinen Ursprung im Lateinischen und bedeutet so viel wie „der die Geheimnisse der Mächtigen teilt und bewahrt“. Sekretäre waren somit immer schon Geheimnisträger.

Sekretäre? Ja, richtig gelesen. Der Beruf des Sekretärs war früher in rein männlicher Hand. Sekretäre waren als Schriftführer am kaiserlichen Gericht tätig. Spätestens ab dem 14. Jahrhundert genossen sie großes Ansehen in der Bevölkerung. Dies änderte sich erst mit dem Einzug der Schreibmaschine.

Plötzlich übten viel mehr Frauen den Beruf aus. Denn Männer wollten ab dem 19. Jahrhundert zunehmend geistige Arbeit übernehmen, während Frauen oft für Tippen und Verwaltungstätigkeiten zuständig waren.

FRÜHER: STENOGRAPHIE, HEUTE: SOFT SKILLS

Das prägte die Zeit, aus der das Bild der Kaffee-kochenden Sekretärin stammt. Bis in die 1970er Jahre sollte eine Sekretärin vor allem folgende Dinge beherrschen: Stenografie, Maschinschreiben, Rechtschreibung, Telefonieren und Repräsentieren.

Mit dem Einzug von Computern hat sich diese Job Description stark gewandelt. Plötzlich wurden IT Skills wichtiger. Aber auch Soft Skills waren unter lauter Bildschirmmenschen gefragt. Office Assistent/innen und Manager/innen wurden zu jenen Schlüsselkräften, die in einem Büro alles zusammenhalten – und die oft jahrzehntelang bleiben. Sie sollten vor allem loyal, teamfähig, durchsetzungsstark und souverän in Konfliktsituationen sein.

Wichtig sind im Office Management außerdem: Selbstbewusstsein, Einfühlungsvermögen und gutes Zeitmanagement. Office Assistent/innen und Manager/innen müssen sich auf alle möglichen Arten von Menschen einlassen können.

Es gilt die Balance zwischen Durchsetzungsfähigkeit und Diskretion zu wahren – ein Spagat, der in der Praxis nicht immer ganz einfach ist. Außerdem ist es wichtig, ausgleichende Harmonie und Kommunikationsstärke situationsgerecht einzusetzen.

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FRÜHER: REINE ASSISTENZ, HEUTE: RECHTE HAND

Übliche Sekretariatsaufgaben wie Schriftverkehr oder die Post werden natürlich auch heute noch erledigt, stehen längst nicht mehr im Zentrum des Office Management. Office-Manager/innen übernehmen oftmals Führungsverantwortung als rechte Hand ihres Chefs oder ihrer Chefin.

Zum Tagesgeschäft gehört es heute z.B. andere Mitarbeiter/innen zu unterweisen oder zu briefen. Sie erstellen Präsentationen oder wickeln Projekte eigenständig ab. Nicht selten vertreten Office Manager/innen auch ihre Vorgesetzten bei Meetings und Sitzungen.

Das hat Konsequenzen. Bewerber/innen fürs Office Management müssen plötzlich eine Menge Qualifikationen mitbringen, die teilweise sehr anspruchsvoll sind. Zum anderen bieten sich im Office Management aber auch Aufstiegschancen, die es früher nicht gegeben hat.

FRÜHER: PAPIERKRIEG, HEUTE: MODERNES BÜROMANAGEMENT

Arbeitsabläufe sind generell effizienter geworden. Das liegt einerseits an der Entwicklung der IT, andererseits an modernem Büromanagement. Wo früher Ordner an Ordner in den Regalen standen, sind Archive heute digitalisiert. Moderne Software hat viele Unternehmensbereiche integriert, wie Marketing und Buchhaltung.

Binnen der letzten Jahre sind vor allem in Kleinunternehmen neue Aufgaben dazugekommen: Social Media, Webseitenbetreuung, Projektmanagement.

Deshalb müssen sich Office-Manager/innen stetig weiterbilden. Sie brauchen ein „Digital Mind Set“ – weil sie zahlreiche digitale Werkzeuge und Programme kennen und beherrschen müssen.

Hier zeigt ein Video im Zeitraffer, was sich in den letzten Jahrzehnten verändert hat:

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