Was würde man ohne sie tun? Jene Menschen, die auch im größten Chaos kühlen Kopf bewahren. Die guten Seelen, die das Verbandszeug haben und wissen, wie die Zeiterfassungssoftware funktioniert. Jene Personen, die in jedem Büro wissen, wo was abgelegt ist und wie man an die richtigen Infos kommt.

Die Rede ist von Office Manager/innen und Office Assistent/innen. Früher sagte man Sekretärin oder Sekretär, doch der Begriff wird nicht mehr verwendet. Doch warum ist das so?

Office Management: Mehr als bloß Sekretariat

Tippen, Telefonieren, Kaffee kochen – das war früher. Office-Assistent/innen und Office Manager/innen erledigen heute natürlich noch immer allgemeine Bürotätigkeiten von Kassenbuch bis Schriftverkehr.

Gleichzeitig übernehmen sie aber auch organisatorische als auch kommunikative Aufgaben und halten so der Führungskraft den Rücken frei. Sie entlasten so gut wie möglich und haben so viel Einblick in die verschiedensten Bereiche. Mit dem klassischen Sekretariat kann man Office Management deshalb nicht mehr vergleichen, da letzteres mittlerweile weitaus mehr Aufgaben umfasst.

Was machen Office Manager/innen?

Die genaue Aufteilung von klassischen Bürotätigkeiten und anderen Aufgaben ist natürlich immer vom Arbeitsplatz abhängig. Man erwartet von Office Mitarbeiter/innen noch immer, dass sie einen umfassenden Überblick über Büroorganisationsfragen haben.

Terminkalender, Personal- und Organisationsfragen, Tagesereignisse sowie die allgemeine Kommunikation – das gehört immer auch zum Aufgabenfeld dazu. In der Praxis sieht es jedoch häufig so aus, dass zu den klassischen Aufgaben peu-à-peu andere Aufgaben dazukommen.

So fallen neben Schriftverkehr, Terminplanung und so weiter häufig Planung und Organisation von Meetings in den Zuständigkeitsbereich von Office Manager/innen. Auch im Bereich des Kundenkontakts wird vom Office Management oft gleich viel miterledigt. Auch die Übernahme von Tätigkeiten aus anderen Bereichen wie Buchhaltung, Veranstaltungsmanagement oder Marketing sind je nach Job gefragt.

In größeren Unternehmen können sich Office Assistent/innen auch hin zu Office Manager/innen auch noch in andere Arbeitsbereichen verwirklichen und Verantwortung für das gesamte Bürogeschehen und auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernehmen.

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Vorteile für Firma und Mitarbeiter/innen

Auch im Office Management gilt es, wirtschaftlich zu denken und zu handeln. Für Unternehmen sind Alleskönner mit vernetzt denkendem Kopf nämlich wertvolles Kapital.

Mitarbeiter/innen, die wissen, wie Themen zusammenhängen, alle Arbeitsprozesse verstehen und über fachliches Know-how und Soft Skills verfügen, sind jene, die man nicht gehen lassen will.

Ein breiteres Berufsbild bietet auch Arbeitskräften Platz, die sich früher vielleicht nicht fürs Sekretariat interessiert hätten. Die Querschnittsmaterie Office spricht auch Menschen mit Studium an, wenn sie Bedingungen vorfinden, in denen sie sich weiterentwickeln können.

Wie werde ich Office Manager/in?

Die klassischen Anforderungen gelten natürlich nach wie vor. Gepflegtes Erscheinungsbild, selbstbewusstes Auftreten, ausgeprägte Kundenorientiertheit, Stressresistenz und Kommunikationsstärke sind noch immer Basics.

Den Rest kann man sich über spezifische Weiterbildung erschließen – wie z.B. die Lehrgänge zur/zum Office-Assistent/in oder Office-Manager/in am WIFI.

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