Von Online-Kalendern, Stand-up-Meetings und Co.

Wer kennt ihn nicht, den wie von Geisterhand bewegten Mauszeiger der Fernwartungssoftware, mit denen die Kollegen der IT-Abteilung noch alles notwendige am Home-Office Computer einrichten oder auf Ursachenforschung eines technischen Problems gehen? Viele haben sich nun in Woche 2 der Corona-Krise im Home-Office grob zurechtgefunden. Im nächsten Schritt geht es darum, eine gewisse Struktur einzuüben und konsequent beizubehalten.

Es stellt sich vor: Der Chaos-Bekämpfer

Als Unterstützer hilft hier ein elektronischer Kalender. Viele nutzen ihn bereits, um sowohl für sich selbst als auch für das Team den Tagesablauf zu strukturieren und zusätzlichen Mailverkehr zu reduzieren. Mit einem möglichst übersichtlich gehaltenen Kalender schafft man Transparenz für Vorgesetzte, Kollegen/innen, Familie, Kinder und sich selbst. Transparenz soll aber nicht nur in eine Richtung gehen. In den allermeisten Programmen können die Nutzer/innen einstellen, welche Details für andere sichtbar sind.

Wo gibt’s das?

So ein Tool findet man in fast allen Mailprogrammen,  z.B. bei Microsoft Outlook. Beliebt sind auch Teamup oder der Google Kalender.

Man kann auch selbst die Initiative ergreifen und einen Kalender vorschlagen – am besten gleich mit einem Beispiel der eigenen Tagesstruktur.

Wie man es angeht

Idealerweise plant man. Und zwar wie eh und je mit einem effektivem Zeitmanagement: Was ist wann zu tun, was muss bis wann erledigt werden. Wenn die Grobplanung für die Woche steht, trägt man am besten bereits am Vortag seine eigene Planung für den nächsten Tag in den Kalender ein – und zwar in groben Blöcken. Das heißt: Zu 2-4 Stunden, mindestens jedoch eine Stunde lang. Kürzere und kleinere Tasks, werden in einem Block zusammengefasst.

So funktioniert die Grundstruktur

3-5 Blöcke pro Tag haben sich bewährt. Man kann sie grob unterteilen in:

  • Meetings oder Konferenzen

Sie können auch kurz und knackig sein, sollen aber mindestens einmal pro Tag stattfinden, fest verankert. Neben der Mailflut nerven auch ständige Info- oder Update-Telefonate.

  • Allfälliges

Dazu gehören verschiedene Tätigkeiten wie Mails schreiben, Telefonieren, Interviews abtippen, Berichte erstellen, etc.. In dieser Zeit ist man jedenfalls „abrufbar“.

  • Fokussierte Arbeitszeit

Diese Phase kann man auch ganz bewusst „Do not disturb“  nennen und sich an die eigene Schulzeit erinnern – workflowtechnisch: Das bedeutet, eine bestimmte Zeit lang arbeitet man hochkonzentriert,  dann hat man eine kurze Pause. Experten/innen empfehlen 20-50 min, um sich einer einzigen Aufgabe zu widmen. Damit man nicht völlig die Zeit vergisst, hilft – ganz wie der Pausengong – ein Alarm.

  • Familiäre Verpflichtungen

Betreuung von Kindern oder Pflege von Angehörigen funktioniert nicht nebenbei, dafür braucht es mehr Zeit als nur fünf Minuten, mehr als nur ein Dazwischen. Man kann diese Zeiten z.B. vermerken mit „Familie und Beruf“.

Mehr zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf in unserem Beitrag Home-Office mit Kindern und auf der Seite Familie & Beruf.

  • Pausen und Ich

Mittagspause, Zeiten für Sport, das Gassigehen mit dem Hund, etc. kann man auch genau so festhalten, dann kennen sich die anderen aus. Unabdingbare Phase, um fit und gesund zu bleiben!

Wichtig: Das Ganze soll keine präzise Planung sein, an der man jemand festnagelt. Es ist eher als Rahmengerüst gedacht, das erweiterbar ist. Darin muss auch für Unvorhergesehenes, Dringendes immer Platz sein.

Nicht im Plan

Mini-Aufgaben oder Erinnerungen, wie einen kurzen Rückruf, trägt man nicht extra ein. Dafür erstellt man eine zusätzliche Notiz. Auch wenn man unerwartet länger abwesend ist, hinterlässt man eine solche. Denn obwohl bei Home-Office noch immer ein bisschen das Gefühl mitschwingt, es seien alle Mitarbeiter/innen durchwegs verfügbar, stimmt das natürlich nicht. In Zeiten wie diesen gibt es auch Krankenstände, Urlaub, Zeitausgleich oder den Abbau von Überstunden. Klar sollen auch diese Zeiten festgehalten werden und mit einer  Abwesenheitsnotiz in Mails ergänzt werden. Ideen für nicht ganz erst gemeinte Abwesenheitsnotizen haben wir auch – aber in der aktuellen Situation etwas vorsichtig sein mit der Humordosis. 🙂

Virtuelle Rituale

Gute Beziehungen leben von einem gesunden Verhältnis aus Nähe und Distanz, auch die beruflichen. Um die Pläne und Individualphasen im Kalender abzugleichen, sich darauf einzuspielen und das Verhältnis im Team zu stärken, pflegt man dazu am besten gewisse Abläufe.

Sogenannte Stand-up-Meetings erfreuen sich immer größerer Beliebtheit: Am Morgen treffen sich sich alle für 10-15 Minuten im Chat oder in einer Videokonferenzschaltung, besprechen die Tagesplanungen, was heute so anfällt oder was sich geändert hat. So stärkt man ein Gruppengefühl, vermeidet eine Überflutung mit Mails und mühsames Scrollen in Verläufen.

Die vormittägliche Kaffeejause lässt sich prima via WhatsApp abhalten, inklusive Tratscherl und Meme-Lachern. 🙂

Wer nicht gerne allein arbeitet, lässt Calls nebenbei laufen und hört dem Lieblingskollegen beim Atmen, ähm, Tippen zu. 🙂

Feierabend: Am Ende des (individuellen Arbeitstages) überlegt man sich wieder ein Verabschiedungsritual, sodass alle wissen: jetzt ist man offline. Via Chat oder wieder als kurze Konferenz kann man auch nochmal den Tag zusammenfassen. Zusätzlich kann man Ergebnisse – auch um es für sich selbst zu visualisieren, in einer Art Tagebuch/Journal festhalten.

Psycho-Hygiene nicht vergessen

Noch ein letzter Tipp: Damit Sie nicht den Mut, die Zuversicht verlieren oder sich der vollkommenen Ohnmacht ausgeliefert fühlen: Sehen Sie es als Experiment. Jetzt befindet sich vieles noch im Übergangsmodus, Dinge müssen sich erst noch ein Weilchen einpendeln. Auch was noch nach Chaos aussieht, kann eine Chance sein: Als Firma können Sie hier wertvolle individuelle Erfahrungen für mobile Arbeit sammeln.

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