Seit Corona gehören Videokonferenzen zu unserem Alltag. Ob Zoom, MS Teams oder andere Software: Genauso wie im Face-to-face-Geschäftsalltag sollte man einige Regeln beachten, die das Miteinander erleichtern. Für den WIFI-Blog haben wir sie übersichtlich zusammengefasst.
Nr. 1: Videokonferenzen muss man planen!
Nichts ist unangenehmer als ein chaotisches Meeting. Neben Nerven kostet dies vor allem Zeit. Deshalb ist es sinnvoll, sich über den Verlauf und die wesentlichen Inhalte vorher Gedanken zu machen. Erstelle eine Agenda und lege fest, worum es im Meeting gehen soll. Lege ein Ziel fest!
Nr. 2: Technik und Kamera vorher checken!
Die Kommunikationslösungen entwickeln sich ständig weiter. Gerade deshalb ist wichtig, dass du immer wieder checkst, ob deine Hardware noch mithält. Setze dich deshalb mit neuen Programmen auseinander, bevor du sie nutzt. So kannst du Bedienungsfehler während der Konferenz vermeiden.
Schalte grundsätzlich die Kamera ein. Du zeigst damit Präsenz und machst deutlich, dass du dich nicht verstecken möchtest. Wer die Kamera ausschaltet, wirkt unhöflich und distanziert. Ausnahme: Bei einem sehr großen Teilnehmer/innenkreis kann man die Kamera schon mal ausschalten.
Prüfe außerdem deine Internetverbindung. Nichts ist nerviger als ein eingefrorenes Bild – und schmeichelhaft ist es auch nicht gerade. Falls dein WLAN-Signal nicht stark genug ist, greife auf ein LAN-Kabel zurück. Im Notfall kannst du mit deinem Mobile auch einen Hotspot einrichten.
Nr. 3: Achte auf das Licht!
Beleuchtung ist wichtig! Man soll dich im Ausschnitt gut erkennen. Auch deine Umgebung sollte nicht zu dunkel sein. Experten empfehlen deshalb eine Lichtquelle, die die Teilnehmer/innen leicht versetzt von oben bzw. von vorne anscheint. Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung sind zu vermeiden, genauso wie seitlich einfallendes Licht. Auch Objekte mit reflektierenden Oberflächen solltest du wegstellen. Du willst schließlich nur durch dein Können blenden – und nicht optisch!
Nr. 4: Kopfhörer und Mikrofon checken!
Neben geeigneten Kopfhörern solltest du besonders auf dein Mikrofon achten. Integrierte Mikrofone in Notebooks werden immer besser. In manchen Fällen sollte man dennoch auf ein externes zurückgreifen. Die meisten Kopfhörer-Mikrofon- bzw. Freisprech-Lösungen funktionieren schon recht gut. Wer jedoch qualitätsmäßig bestechen will, sollte auf ein separates USB-Mikrofon setzen. Wichtig: Vor der Konferenz checken! Auch das Meeting braucht einen Sound-Check. Schau dafür in deine Systemeinstellungen.
Mikrofone sollten außerdem relativ nahe an deinem Mund sein. Achte außerdem darauf, dass du dein Mikrofon fixierst, damit es während dem Meeting nicht wegrutschen kann.
Nr. 5: Kleide dich professionell!
Home Office im Pyjama: So geht’s natürlich nicht. Bei Videokonferenzen gelten nahezu die gleichen Verhaltensregeln wie bei persönlichen Gesprächen. Das bedeutet: Angemessene, saubere Kleidung. Es muss kein Anzug sein, aber man sollte sich zumindest professionell kleiden. Wie es unter der Schreibtischkante aussieht, bekommen die Konferenzteilnehmer/innen ja nicht immer mit. Stichwort Jogginghose.
Nr. 6: Achte auf deine Umgebung!
Räume auf und sorge für eine angenehme Atmosphäre! Neben deinem äußeren Erscheinungsbild solltest du außerdem einen kritischen Blick auf deine Umgebung werfen.
Außerdem wichtig: Schließe Fenster falls nötig. Verkehrslärm kann sehr laut sein.
Nr. 7: Immer höflich bleiben!
Oberste Regel: Handy aus! Dieser Merksatz lässt sich zu 100 Prozent aus der „Echtwelt“ übertragen. Stelle dein Handy dauf lautlos oder schalte es ganz aus.
Pünktlichkeit siegt: Aus Respekt vor deinen Gesprächspartnern und als Zeichen deiner Professionalität solltest du bei jeder Videokonferenz pünktlich erscheinen. Plane daher immer ein paar Minuten ein, falls die Verbindung schlecht ist.
Nr. 8: Begrüße die Teilnehmer!
„Hallo sagen“ sollte man auch online nicht vergessen. Eine freundliche Begrüßung der anderen Teilnehmer. Oft erlebt man digitale Meetings, in denen das vergessen wird.
Nr. 9: Sprich deutlich!
Klar und deutlich sprechen ist online sehr wichtig! Audiotechnik und Verbindungsqualität stellen so schon große Hürden dar. Versuche deshalb nicht zu nuscheln, schmatzen, flüstern oder verschlucken. Die Teilnehmer/innen werden es dir danken.
Nr. 10: Stelle dein Mikrofon aus, wenn du nicht sprichst!
Viele lernen es schnell, manche nie: Das Mikro deaktivieren, wenn man nicht am Ball ist. Du willst andere schließlich nicht durch Tastaturanschläge, Mausklicks, oder Signaltöne deines Smartphones stören. Außerdem kann es zu akustischen Rückkopplungen kommen, wenn dein Ton über die Anlage läuft.
Nr. 11: Richte deine Fragen an die richtige Person!
Gezielte Fragen sparen Zeit! Wer nur in die Runde fragt, riskiert lähmende Pausen.
Deine Fragen kannst du übrigens anmelden – viele der Apps wie MS Teams haben einen „Handhebe“-Button.
Außerdem: Halte Blickkontakt! Auch online freuen sich Menschen wenn du Ihnen in die Augen schaust. Denn wenn du nebenher z.B. E-Mails beantwortest, kommt das nicht so gut rüber.
Nr. 12: Lass andere ausreden!
Wahre die Gesprächskultur! Manchmal geht es bei Videokonferenzen wild zu: Es wird sich eingemischt, unterbrochen und gleichzeitig gequatscht. Das sollte unbedingt vermieden werden.
Nr. 13: Mach dir Notizen!
Auch eine Online-Konferenz braucht ein Protokoll. Arbeite aktiv mit und notiere dir alles, was für dich wichtig ist. Wenn du wie bei einem Podcast nur zuhörst, profitierst du nicht von der wertvollen Meetingzeit – und du könntest gleich ein Nickerchen machen.
Nr. 14: Räume deinen Desktop auf!
Peinlich: Ein Desktop auf dem es ausschaut wie bei Hempels unterm Sofa! Wenn du in einer Konferenz etwas präsentieren musst, räume vorher auf – wie im Büro.
Nr. 15: Vermeide Multitasking!
Kümmere dich nicht um mehrere Dinge zur gleichen Zeit, sondern fokussiere dich auf die Besprechung. Das führt dazu, dass du der Videokonferenz aufmerksam folgen kannst. Bist du allerdings mit anderen Sachen beschäftigt, während eine Rückfrage im Meeting gestellt wird, kann das unprofessionell wirken.
Regel 25: Verabschiede dich von den Teilnehmern!
Am Ende eines Videomeetings solltest du dich verabschieden. Auch wenn alle durcheinanderreden oder sich zähe Stille breitgemacht hat: „Auf Wiedersehen!“ oder „Good bye!“ schadet nie. Das kommt immer gut an, auch wenn es schon das x-te Meeting in der Woche ist!
