Ordnung ist das halbe Leben, sagt ein Sprichwort. Bei manchen Menschen – manchmal auch Arbeitskollegen – ist sie nicht mal zehn Prozent. Sie versinken in Zettelbergen, ihre Arbeitsplätze schauen aus wie Kuriositätensammlungen und die Wandflächen gehen über vor lauter Post-its.
Unordnung entsteht leider tatsächlich manchmal schneller als uns lieb ist. Gehören Sie zu den erwähnten Menschen – oder kennen Sie vielleicht einen? Wir zeigen ihnen, wie dauerhaft geordnete Verhältnisse schaffen. Alles, was man braucht ist ein gut überlegtes System. Wir haben sie in diesen 7 Tipps zusammengefasst!
1. Zuerst mal durchatmen und analysieren
Am Anfang wirkt es so als gäbe es kein Durchdringen. Hier hilft es, einmal inne zu halten und zu analysieren. Beobachten Sie sich selbst und fragen Sie sich:
- Was suche ich oft?
- Was kostet mir Zeit?
- Worüber ärgere ich mich jeden Tag?
- Wo beginnt wann das Chaos?
- Woran könnte das liegen?
- Was brauche ich?
- Was wünsche ich mir? …
Schreiben Sie alles auf und machen sie eine erste Ist-Analyse – um zu wissen, was Sie tun müssen.
2. Ordnung ist das neue Schwarz: Kategorien schaffen
Was sich viele wünschen: Dinge griffbereit zu haben. Hier gibt es eine einfache Methode: Ordnungssysteme. Alles – ob Zettel oder Datei am Desktop – hat nämlich ein Thema. Und um es ordnen zu können, brauchen Sie Kategorien.
Zum Beispiel: Benutzerzeiten (immer/ manchmal/ selten)
- immer: an, auf, in dem Schreibtisch (Computer, Maus, Kugelschreiber, Terminkalender …)
- manchmal: hinter, unter oder neben dem Schreibtisch in Greifweite (Drucker, Druckerpapier, Vorlagen-Ordner …)
- selten: ist verwahrt in einem Regal oder Schrank im Büro (Dokumentationen, Jahresberichte, Bilanzen … )
Oder: Dringlichkeit: neu/ offen/ erledigt
Dringlichkeit ist eine Kategorie, die für die meisten passt. Es eigenen sich herkömmliche Ablagen oder Sie benutzen die Schubladen Ihres Schreibtisches. Ob es sich um Rechnungen oder Aufträge handelt, dieses System funktioniert so:
- neu: arbeitet sich im Laufe des Tages zu offen vor,
- offen wird zu erledigt,
- erledigt kommt jeden Tag in einen Ordner.
- @ offen: In der Praxis zeigt sich, dass sich hier oft sehr viel ansammelt. Dann hilft eine Unterkategorie in jetzt und kann warten.
IT- Tipp: Legen Sie „Ordner mit der Bezeichnung „Löschen“ oder „Test“ an. Nicht wichtige Dateien, Brainstormings, Ideenskizzen, etc. können Sie so später einfach entfernen ohne jede Datei durchsehen zu müssen.
3. Ordnen auf bunt: So viel Möglichkeiten wie der Regenbogen Farben
Teilen Sie jeder Ablage, bzw. jeder Kategorie, eine Farbe zu. Das Gehirn verbindet so die Kategorie besser.
Sie sind nicht der Farbtyp, in Ihrem Büro muss alles weiß sein? Arbeiten Sie mit grafischen Elementen: Viereck, Dreieck, Kreis, Stern, … !
Achtung: Chaoten tendieren dazu, mit einem Zuviel an Farben die Ordnungsabsicht aufzuheben! 😉
4. DIE UNTERSCHÄTZTE GEFAHR: POST-ITS
Post it‘s sollten nur für Unmittelbares und extrem Wichtiges verwendet werden, das auch am selben Tag noch erledigt werden kann. Es gibt noch eine weitere Ausnahme: Nette Nachrichten an die Kollegen/innen in der Teeküche wie Die Kekse sind für alle da! Ansonsten entsteht leicht ein „Verzetteln“ im wahrsten Sinne des Wortes.
5. Arbeitsplätze verlassen, wie man sie vorgefunden hat
Auch wenn‘s anfangs schwerfällt: Planen Sie fixe Zeiten fürs Aufräumen, Zettel sortieren, Einordnen, Terminkalender updaten, etc..
Das Einzige was liegen bleiben darf ist die To-Do-Liste für den nächsten Tag.
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6. JEDEM DING SEINE PFLEGE
Kaputte Arbeitsmittel oder nicht-funktionierende Geräte sind nun wirklich nicht das, was wir brauchen. Regelmäßige Pflege und Wartung verhindern unnötige Ärgernisse, Unterbrechungen und verschwendete Zeit!
7. Aussortieren & ENTSORGEN
Einmal pro Woche sollten Sie Nicht-Gebrauchtes, Unnötiges, Abgearbeitetes und Veraltetes aussortieren und gegebenenfalls entsorgen. Entrümpeln Sie Ihren Arbeitsplatz auch in technischer Hinsicht. Vieles läuft heute kabellos. Das schafft Platz und vermeidet lästige Staubansammlung.
8. Zeitmanagement – DIE WICHTIGSTEN FACTS IM ÜBERBLICK
- Ein guter Kalender: Er ist immer dabei und sofort verfügbar, egal ob am Handy, Computer oder in Buchform.
- Zeitplan (was/wann/wo): Teilen Sie Aufgaben nach Wichtigkeit ein: A, B, C, D (A= sehr wichtig, usw.)
- Pausen: Arbeiten Sie nicht den ganzen Tag durch. Sie werden dadurch nicht schneller sondern erschöpfter.
- Individuelle Leistungskurve beachten: Oft wird empfohlen wichtige Tätigkeiten zuerst zu erledigen. Man hat noch mehr Energie, ist konzentrierter und schleppt die Aufgabe nicht den ganzen Tag mit.
- Zeitdiebe eliminieren: Ob externe Unterbrechungen oder selbst-verschuldetes Prokrastinieren: Lernen Sie „Nein“ zu sagen! Legen Sie klare Zeiten für Erreichbarkeit fest!
9. Auch mal über sich selbst lachen!
Am Ende: Lachen Sie auch mal, wenn nicht alles (gleich) so funktioniert, wie Sie möchten!
