Das Rechnungswesen kommt zunehmend ohne Papier aus. Und das ist gut so, denn erfolgreiche digitale Transformation dürfen vor dem Rechnungswesen nicht halt machen. Schließlich spielt es im Unternehmen eine zentrale Rolle.
E-Rechnung kommt meist als PDF
Was elektronische Rechnungen betrifft, sind Österreichs Betriebe auch ohne Papier gut unterwegs. Hierzulande verschicken bzw. empfangen rund 90 Prozent der Unternehmen Rechnungen in einem papierlosen Format. Allerdings ist Österreich immer noch ein PDF-Land: Unternehmen bevorzugen zwar E-Rechnungen gegenüber Papierrechnungen, allerdings beschränkt sich das auf das PDF-Format, das sich nicht für eine automatisierte Weiterverarbeitung eignet.
Kaum verbreitet sind hingegen strukturierte Rechnungsformate wie zum Beispiel XML und EDI. Der Vorteil des strukturierten Formats liegt in der Möglichkeit der sofortigen Übernahme in ein Buchhaltungssystem mittels einer entsprechenden Schnittstelle. Der Anteil der Betriebe, die ihre elektronischen Rechnungsdaten in diesem Format austauschen, liegt allerdings nur bei rund fünf Prozent. „Rechnungsaussteller priorisieren PDF-Rechnungen, da sie durch den Versand per Mail Porto sparen und keine zusätzliche spezifische Software benötigen“, vermutet der Leiter des E-Centers der WKÖ, Dr. Gerhard Laga. Letztlich handelt es sich bei der als PDF versandten Rechnung um eine elektronifizierte Papierrechnung, die naturgemäß personenbezogene Daten enthält. „Dadurch ergibt sich schon rein rechtlich ein gewisses Problem, wenn solche Daten via Mail verschickt werden“, so Laga.
Tipp: Kostenloses Tool zur E-Rechnung im strukturierten Format
Auf WKO.at finden Sie umfassende Informationen zur elektronischen Rechnung. Darunter auch Links zu Online-Tools, um E-Rechnungen nach dem österreichischen Rechnungsstandard ebInterface umzusetzen und zu erstellen – etwa das kostenlose ebInterface-Word-Plugin. Damit können Rechnungen über eine Word-Vorlage erstellt und als XML-Format abgespeichert werden.
Papier bleibt geduldig, Zurückhaltung bei Zukunftstrends
Immerhin wollen sich 73 Prozent der österreichischen Unternehmen in den kommenden Jahren verstärkt mit strukturierten Rechnungsformaten auseinandersetzen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Beratungsunternehmen Deloitte. 49 Prozent der befragten 369 Betriebe erhalten ihre Eingangsrechnungen nach wie vor in Papierform, und über die Hälfte der elektronischen Rechnungen wird nach Erhalt wieder ausgedruckt.
Zukunftsthema Cloud
Es gibt also noch viel zu tun in Sachen „papierloses Büro“ – und nicht nur dort, denn: Moderne Technologien schaffen viel mehr Möglichkeiten im Rechnungswesen. Aktuell fokussieren heimische Unternehmen allerdings noch auf Basisarbeiten wie die Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses, denn die verschiedenen Rechnungsformate erschweren die automatische Verarbeitung. Bei den großen Technologietrends gibt es hingegen laut der Studie noch viel Luft nach oben: Auf das Zukunftsthema Cloud setzen derzeit noch die wenigsten – 15 Prozent geben an, bereits Cloud-Lösungen für das Rechnungswesen zu nutzen. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist lediglich bei 14 Prozent der Befragten im Einsatz.
Berufsbild im Wandel: IT-Kompetenz ist gefragt
Es gilt aber auch, Mitarbeiter/innen im Rechnungswesen fit für neue und veränderte Aufgaben zu machen. Viele Daten werden zu großen Teilen automatisch verarbeitet werden. Über kurz oder lang wird sich das Buchen von Vorgängen auf ein Minimum reduzieren, werden eingehende Informationen von intelligenten Systemen analysiert und möglichst sofort verwertet werden.
Stellt sich die Frage, ob Menschen im Rechnungswesen dann überhaupt noch gebraucht werden? Aber natürlich! Denn es wird weiterhin unklare Fälle geben, die nur von Menschen gelöst werden können. Die elektronischen Prozesse arbeiten zudem nur so weit fehlerfrei und effizient, wie die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erstellten Parameter es ermöglichen. Auch die Überwachung dieser Prozesse bleibt in Menschenhand. IT- und Prozesskompetenzen werden daher zunehmend zum Must-have für Mitarbeiter/innen im Rechnungswesen werden.
Eine Entwicklung, die Unternehmen schon jetzt am Radar haben: 81 Prozent der Befragten in der Deloitte-Studie nehmen bereits veränderte Anforderungen an die Mitarbeiter/innen im Rechnungswesen wahr. Fast die Hälfte der Unternehmen will zukünftig verstärkt nach Personen mit fundierten IT-Kenntnissen suchen. Prozessdenken stellt für ein Viertel der Unternehmen eine immer wichtigere Fähigkeit dar.
Big Data und Sicherheit – mit Know-how alles im Griff
Ein wichtiges Zukunftsthema ist auch die Sicherheit und Integrität der sensiblen Systeme, die im Rechnungswesen genutzt werden. Auch da sind die Mitarbeiter/innen gefragt, geht es doch um den zuverlässigen Umgang mit Berechtigungssystemen, Firewalls, Virenscannern oder Datenverschlüsselung. Nicht zuletzt wird das Datenvolumen immens anwachsen und Verarbeitungskapazitäten an die Grenzen führen.
Big Data wird daher auch im Rechnungswesen das Schlagwort sein für Methoden, die sicherstellen, dass die Informationsströme in kontrollierte Bahnen gelenkt und ausgewertet werden. Dafür braucht es ebenfalls Mitarbeiter/innen, die mit ihrem Know-how auch das im Griff haben. Fest steht, die Arbeit im Rechnungswesen wird noch anspruchsvoller werden. Für die Routine sind dann Maschinen zuständig.
