Vorbereitung ist alles. Auch bei Online-Meetings! Woran man neben einem geeigneten Programm denken soll, lesen Sie in unseren Dos and Don’ts.
DO: Technische Basics checken
Der Computer braucht ewig zum Hochfahren und installiert noch zig Updates? Besser vorher schon laufen lassen! Auch das WLAN sollte stabil und sicher sein. Das aber ist gerade das Problem? So können Sie einen temporären Hotspot mit Ihrem Handy einrichten.
Auf der Suche nach dem geeigneten Programm stimmt man sich natürlich mit den Teilnehmer/innen ab. Beliebt sind Skype, Google Hangouts oder Microsoft Teams. Die Software ist installiert, funktioniert und Sie kennen sich aus? Passt.
DON’T: Schlechte Audioqualität
Versteht man Sie auch gut? Eine kurze Tonaufnahme bieten die meisten Videotelefonie-Softwares an, alternativ kann man auch den vorinstallierten Audiorecorder am Computer checken.
Gegebenenfalls besorgt man ein zusätzliches Headphone oder Mikro, damit ist eine gute Qualität sichergestellt. Überprüfen Sie auch, wie und wo Sie Audio aus- und einschalten können, etwa wenn Sie zuhören um Atem- oder Nebengeräusche wie Papierrascheln schnell wegschalten zu können.
DON’T: Das alles in letzter Sekunde machen!
Pünktlichkeit ist ein Muss. Wer zu Beginn oder während einer Konferenzschaltung mit der Technik kämpft, kassiert garantiert ordentlich Minuspunkte.
DO: Das Aufnahme-Setting checken
Was will man wirklich zeigen, wie will man sich präsentieren? Dazu gehört das eigene Aussehen ebenso wie der Bildhintergrund. Arbeit ist Arbeit, nett und adrett ist auch hier angebracht – je nach Firmendresscode.
Wie sieht’s mit dem Bildausschnitt aus? Ist der Schreibtisch auch aufgeräumt und in einem guten Licht? Der Hintergrund soll möglichst unaufgeregt sein, eventuell muss man Sachen aus dem Bild räumen. Wäscheständer und Co. haben dabei nichts verloren.
Am besten hält man es nüchtern und neutral mit einer weißen Wand, vielleicht einem Bild, Deko-Objekten und Pflanzen. So lenkt auch nichts von Ihnen ab. Dasselbe gilt für den Desktop am Computer – es empfiehlt sich, einen eigenen Ordner zu erstellen mit den benötigten Dateien, dann hat man alles gleich zur Hand.
DON’T: Private Inhalte zugänglich machen
Wichtig beim Desktop Sharing: Alles was nicht oder privat relevant ist, wird geschlossen oder verschoben.
Auch unpassend: Daneben facebooken, Mails schreiben, etc. Man sollte für die Dauer der Videoübertragung zu 100% präsent und konzentriert bei der Sache sein.
Online lernen
DO: Auf Nummer sicher gehen
Betrügerische Absichten sind ein Thema in unserem Online-Alltag. Störenfriede wie Phishing Mails kennen wir alle, Anfragen von fremden Personen, Nachrichten mit Spams oder pornografischem Inhalt gibt’s auch bei Konferenzen. Hacker sind natürlich ebenso ein Problem, vor allem bei Aufzeichnungen. Sie können IDs und Passwörter herausfinden und/oder aufgenommene Sitzungen hochladen.
DON’T: Unstrukturiert loslegen
Startet man eine Online-Besprechung, denkt man auch an die Vorbereitung der anderen. Das bedeutet, man verschickt einen Zeitplan mit den wichtigsten Besprechungspunkten und legt einen Moderator fest. So kann bestimmt werden, was genau besprochen wird und wer wann zu Wort kommt.
Zu Beginn einer Zusammenkunft fragt man nach, ob einen alle gut verstehen können, nicht nur akustisch sondern auch inhaltlich – vor allem bei internationalen Meetings. Klar und deutlich zu sprechen versteht sich von selbst.
DO: Vorher üben
Mit Freunden und Familie geht das am besten, aber auch nicht zu knapp vor der Konferenz! Denn wenn man ohnehin viel im Daheim-Modus ist, vergisst man vielleicht Kleinigkeiten, die wichtig sind, um sich nicht zu blamieren. Deshalb ist ganz wichtig:
DO: Nichts tun, was man nicht auch im beruflichen Umfeld tun würde!
Das heißt: Nicht während des Meetings essen und trinken, nicht rauchen.
DO: Weitere Störfaktoren vermeiden
Auf dieser Liste kann stehen: Handy ausschalten, Fenster schließen, Waschmaschine abschalten, Kinder, Familie, Mitbewohner/innen vorbereiten, Hund, Katze und andere Haustiere in einen anderen Raum bringen, Alexa abdrehen – wenn man sie denn hat.
Man kann es natürlich auch darauf anlegen, zu einem Internethit zu werden, wie zum Beispiel diesem:
