In Österreich stellen viele Unternehmen Rechnungen. Sehr viele. Insgesamt über 300 Millionen allein zwischen Unternehmen. Trotzdem hat sich E-Rechnung noch nicht 100%-ig durchgesetzt. Dabei gibt es hier ein riesiges Einsparungspotenzial – wenn man sie richtig einsetzt!
Was versteht man eigentlich unter E-Rechnung?
Landläufig versteht man unter einer E-Rechnung nur eine per E-Mail versendete Rechnung mit einem PDF-Dokument im Anhang.
Im Gegensatz dazu bieten sogenannte XML-Rechnungen weit mehr Möglichkeiten der automatischen Verarbeitung. Aus diesem Grund spricht man dann von strukturierter E-Rechnung: Man kann sie elektronisch gleich weiterverarbeiten.
Welche Vorteile hat man, wenn man ein ganzes System auf den Empfang von E-Rechnungen umstellt?
Also zuerst sparen Sie Geld bei Porto und Materialkosten, in weiterer Folge auch Zeit und Personalkosten. Rechnungen können schneller verschickt werden, durch Knopfdruck beim Empfänger bezahlt werden und der Rechnungsversender erhält schneller sein Geld. Dazu kommen noch die geringeren Bearbeitungskosten, automatisches Mahnwesen, automatische Archivierung und vieles mehr.
Geht eine E-Rechnung an ein Postfach ein, so kann – falls alles richtig eingestellt ist – die Rechnungssoftware automatisch erkennen, ob die Rechnung auch wirklich richtig und fällig ist. Und die Software hilft dann auch, den besten Zeitpunkt für die Zahlung inklusive Skonto zu bestimmen und auch praktisch zu schaffen. Dafür muss die Rechnung aber „strukturiert“ sein.
Was ist das, eine „strukturierte E-Rechnung?
Damit Rechnungen automatisch weiterverarbeitet werden können, muss deren Inhalt vom Computer ausgelesen und „verstanden“ werden. Dazu muss die Rechnung in einem Format erstellt werden, das der Computer des Rechnungsempfängers versteht – das sind heutzutage Formate wie XML/ebInterface oder EDI/EDIFACT.
Gibt es beim E-Rechnungsformat einen österreichischen Standard?
Ja, der österreichische Standard heißt ebInterface und ist in der neuesten Version kompatibel zum ebenfalls neuen EU-Standard.
Welche Schritte braucht es für eine Auftragsbuchhaltung?
Zunächst muss man sich bewusst machen, dass man einerseits Aufträge vergibt und andererseits Aufträge bekommt. Für beide Fälle braucht es eine Software, mit der Aufträge – am besten direkt beim Kundengespräch – angelegt werden.
Der Kunde bekommt dann auch gleich elektronisch eine Auftragsbestätigung, was für die Seriosität des Unternehmens spricht. Und ist man Auftraggeber kann man bei eingehenden Rechnungen leicht vergleichen: Ist es die gleiche Höhe wie beauftragt, dieselbe Leistung, dieselbe Auftragsnummer?
Wie kommen Unternehmen in 5 Schritten zur E-Rechnung?
- Überlegen Sie sich, ob Sie vorerst nur Rechnungen oder gleich das gesamte Auftragswesen elektronisch abwickeln möchten.
- Legen Sie fest wie die Archivierung aussehen soll. Noch eingehende Papierrechnungen sollten sofort „elektronifiziert“ werden, damit keine Fehler passieren.
- Probieren Sie verschiedene lokal installierte oder Cloud-Produkte aus oder kontaktieren Sie Ihren Hersteller bzw. Dienstleister. Die meisten österreichischen Buchhaltungsprogramme können „ebInterface“-Rechnungen bereits lesen und erzeugen.
- Testen Sie Ihre Prozesse bei ausgewählten Kundinnen, Kunden und Lieferanten.
- Nehmen Sie die E-Rechnung in Ihre AGB auf und richten Sie eine eigene E-Mail Adresse dafür ein.
