Von Firmen oder Gewerbetreibenden ist man es gewohnt, eine Rechnung zu erhalten. Kaum etwas kann man ohne Rechnung kaufen. Freiberufler:innen, freie Dienstnehmer:innen, Künstler:innen – sehr viele Menschen stellen ihre Leistungen in Rechnung beziehungsweise schreiben Rechnungen.

Doch wie geht das eigentlich? Wir haben die wichtigsten Fragen für euch beantwortet.

Wer darf eigentlich eine Rechnung schreiben?

Falls Sie immer schon davon geträumt haben, hier kommt die gute Nachricht: Jede:r! 😉

Also auch als Privatperson, in der Fachsprache auch natürliche Person, kann man in die Situation kommen, eine Rechnung zu schreiben. Privatpersonen müssen bei einem Privatverkauf eigentlich keine Rechnung schreiben. Das gilt für Warenverkäufe und Dienstleistungen. Bei größeren Beträgen empfiehlt es sich aber, sich abzusichern. Auch kann ein Unternehmen von einer Privatperson eine Rechnung verlangen.

Ist man selbst Unternehmer:in, sieht das natürlich anders aus: Prinzipiell ist man dazu verpflichtet, Rechnungen zu stellen.

Was, wenn ein Kunde keine braucht oder will?

Unternehmer:innen müssen Privatpersonen nicht unbedingt eine Rechnung ausstellen, das ist richtig. Aber auch hier gibt’s eine Ausnahme: Wenn ein Grundstück beteiligt ist.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Wir gehen hier von privaten Rechnungen, Dienstleistungen und Kleinbetragsrechnungen (bis 400 Euro) aus. Drauf stehen muss:

  • Namen & Adresse von
    Leistungserbringer:in, also Verkäufer:in oder Dienstleister:in)
    Leistungsempfänger:in also der, der Ihnen Geld gibt (Kunden, Unternehmen). Pflichtpunkt bei Privatverkäufen, bei Kleinbetragsrechnung nicht. Tut ja aber nicht weh, also rauf damit.
  • Datum der Rechnungsausstellung
  • Leistungszeitraum von Verkauf oder Dienstleistung. Dies kann auch nur ein Tag sein.
  • Leistungsumfang: Bei Verkäufen: Was wurde geliefert? (Menge/Stückzahl) Dienstleistungen: Was hat man genau gemacht? (Beschreibung der Leistung)
  • Kontodaten
  • Rechnungsbetrag, also das Entgelt für die Leistung oder den Verkauf. Dies in brutto inklusive Umsatzsteuer anzuführen – sofern man nicht befreit ist, und als Privatverkäufer:in bitte gar nicht. Hier ist der
  • Vermerk: Privatverkauf ratsam.
  • Erklärung zur Umsatzsteuer. Zum Beispiel mit dem Satz: Für diese Rechnung fällt keine Umsatzsteuer an! Trifft für Selbstständige die Kleinunternehmerregelung (unecht umsatzsteuerbefreit) ist dies ist auch so auf der Rechnung anzuführen.

Was ist hier das Problem mit der Umsatzsteuer?

Angenommen eine Privatperson schreibt eine Rechnung mit Umsatzsteuer, dann hat sie diese dem Finanzamt zuzuführen. Kleinunternehmer:innen müssen von den Einnahmen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen, andererseits dürfen sie von den Ausgaben keine Vorsteuer abziehen.

Worauf muss man beim Privatverkauf achten, bevor man eine Rechnung schreibt?

Grundsätzlich ist ein einmaliger Verkauf oder eine Dienstleistung kein Problem. Bleibt man unter dem sogenannten Veranlagungssfreibetrag von 730 € im Jahr, ändert sich für die meisten Arbeitnehmer:innen nichts. Sie müssen dann keine Steuern abführen.

Ich habe gerade mein Auto verkauft, das war teurer als 730 Euro. Was jetzt?

Auch das ist steuerlich nicht relevant – sofern Sie keinen Gewinn erzielt haben, der zu versteuern ist. Das bedeutet: Sie haben das Auto wahrscheinlich vor Jahren gekauft, als es noch mehr wert war. Der Verkaufspreis liegt also unter dem damaligen Einkaufspreis.

Ich verkaufe oft etwas über Willhaben. Bekomme ich Probleme mit dem Finanzamt?

Ob Rechnung oder nicht: Aufpassen muss man, wenn man regelmäßig über Plattformen wie Willhaben oder eBay Sachen verkauft. Hier kann das Finanzamt anklopfen, prüfen und strafen, weil es den Eindruck macht, dass es sich hier nicht mehr um eine:n Privatverkäufer:in, sondern einen Onlinehändler:in handelt mit Gewinnabsichten, also eine gewerbliche Tätigkeit.

Führt man Verkaufstätigkeiten professionell aus, gibt es natürlich viel mehr zu beachten.

Ansonsten ist noch wichtig:

  • Bei Umsätzen im Inland muss man innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen.
  • Unternehmer/innen müssen Rechnungen sieben Jahre lang aufbewahren.

Mehr Infos

Weitere Angaben auf einer Rechnung wie eine fortlaufende Rechnungsnummer, UID-Nummern, oder Steuersätze finden Sie hier in einem ausführlichen Beitrag zu weiteren Erfordernissen einer Rechnung.

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