Irgendwann ist man immer der oder die Neue. Man ist vielleicht etwas aufgeregt und fragt sich, was einen im Detail erwartet. Auch Unternehmen machen sich viele Gedanken und bereiten sich vor. Hier lesen Sie, wie Ankommen gut gelingen kann – für alle Beteiligten.
Was ist das, Onboarding?
Onboarding, das an Bord gehen in einem neuen Unternehmen, beschreibt einen strukturierten Prozess der Eingliederung von neuen Kolleginnen und Kollegen in ein bestehendes Team. Die neue Person soll mit allen wichtigen Infos ausgestattet werden, damit sie selbstständig arbeiten kann.
Wie lange dauert Onboarding?
Die einzelnen Phasen brauchen Zeit, im Regelfall zwischen vier und und neun Monaten.
Welche Phasen gibt es?
Professionelles Onboarding erfordert einen genauen Plan mit Zielformulierungen. Davon ausgehend wird das Stelleninserat formuliert. Hier werden bereits alle zukünftigen Aufgabenbereiche definiert. Hat man erfolgreich eine:n Bewerber:in ausgewählt, geht‘s nach der Vertragsunterzeichnung weiter mit dem
Preboarding
Noch vor dem offiziellen Arbeitsbeginn gilt: Kontakt halten und offen sein für Fragen. Wichtige Infos und Termine sollte man – als Arbeitnehmer:in oder Arbeitgeber:in – alsbald bekannt geben. So haben größere Firmen zum Beispiel oft spezielle Willkommensveranstaltungen mit allerlei Infos und Gelegenheiten zum Kennenlernen von anderen Mitarbeiter:innen im Programm.
Die wichtigsten Infos sind genaue Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Usus und mögliche Infrastruktur bei Essen und Trinken, Parkgelegenheiten, Kleiderordnung.
Orientierungsphase
Diese Phase dauert bis zu zwei Wochen und klärt über wichtige Dinge auf wie Abläufe oder Arbeitsmittel. Die ersten Tage können zeitlich noch straff in Info-Blocks gegliedert sein, vor allem der erste Tag. Die einzelnen Schritte dabei sind:
Offizielle Begrüßung
- Nähere Vorstellung von Vorgesetzen, der Teams und Ansprechpartner:innen
- Plus: Dies im Rahmen eines Willkommensfrühstücks gestalten!
Führung durchs Gebäude
- Infos zu den Räumlichkeiten, Zugänglichkeiten und Nutzung
- Generelle Zugangssysteme erklären (inklusive Alarmanlage!), Garderobe, Spints etc.
- Verwendbarkeit besonderer Ausstattungen und Geräten (Küche, Sozialraum)
- Schlüssel- oder Chipübergabe inklusive vorbereiteter Dokumente dazu
Arbeitsplatz zuweisen
- Übergabe von Arbeitsmaterialien und Arbeitsplatz, sauber und aufgeräumt
- Email-Adressen, Passwörter und sonstige Zugänge sind eingerichtet und können gleich benutzt werden.
- Infos zu gemeinsam genutzten Tools wie Zeiterfassungssystem oder Elektronischer Kalender
Dazwischen nicht vergessen: Neuankömmlingen auch Zeit für Notizen, Erinnerungshilfen wie Fotos und Fragen geben!
Pläne genau erklären
- Tagesplan und weiteres Vorgehen für die nächsten Tage besprechen
Allfälliges, Abschluss
- Möglichkeiten zu Fragen, Austausch und Feedback kommunizieren
Gegebenenfalls Verabschiedung und Weiterleitung an andere Kolleginnen und Kollegen
Am Ende des ersten Tages sollte man nachfragen, wie es gelaufen ist. Am Ende der ersten Woche führt man idealerweise ein längeres Gespräch.
Eine detailliertere Einführung in genauere Abläufe, Produkte, externe Mitarbeiter:innen sowie natürlich Kundinnen und Kunden passiert in den nächsten Tagen oder Wochen.
Betriebswirtschaft
Integration: In die Tiefe gehen
Der oder die Neue hat in dieser Phase bereits einen Überblick und ist grob eingearbeitet. Hier geht es um eine Intensivierung und Festigung. Fragen, Austausch und Feedbackgespräche gehören auch hier immer wieder dazu.
Re-Boarding gibt es übrigens auch noch. Dies beschreibt den Prozess für Mitarbeiter:innen, die über einen längeren Zeitraum weg waren, etwa in Bildungskarenz oder im Krankenstand. Im Wesentlichen unterscheidet es sich nur grob vom regulären Onboarding; individuell abgestimmt kann natürlich einiges ausgelassen werden.
Warum Onboarding wichtig ist
Ganz einfach: Damit alles möglichst rund und professionell läuft. Zudem macht es für Arbeitnehmer:innen einen guten Eindruck, wenn eine Firma vorbereitet wirkt, die Einarbeitung gut strukturiert ist und sie sich willkommen fühlen. Dies steigert Zufriedenheit und Zugehörigkeitsgefühl gegenüber der Firma. Dadurch ist es wahrscheinlicher, Mitarbeiter:innen zu behalten und in Zukunft gute Leute anzuziehen!
Wer macht es?
Eine Person ist hauptverantwortlich. Sie erstellt auch den Plan für die Einschulung und informiert die anderen im Team. Die Kolleginnen und Kollegen müssen selbstverständlich auch im Bilde sein und mitziehen, um positiv zu einer Eingliederung beizutragen. Was es dazu braucht, und was von ihnen erwartet wird, sollte daher klar kommuniziert werden.
Zahlt sich Onboarding auch in einer kleinen Firma aus?
Ja, eindeutig. Es ist für jede neue Person wichtig, ordentlich gebrieft zu sein, eine Struktur in der Einarbeitung zu haben und dadurch so schnell wie möglich selbstständig arbeiten zu können.
Was geht gar nicht?
Höchst unprofessionelles Geht schon irgendwie!
Das ist, in einem Wort: Furchtbar! Furchtbar peinlich auch. Als Arbeitnehmer:in kann man eine ordentliche Einschulung durchaus erwarten, weil es üblich ist und korrekt. Es macht auch kein Bild für eine Firma, wenn diese nicht gut vorbereitet ist.
Offboarding gibt‘s natürlich auch, aber das ist eine andere Geschichte … 🙂
