Immer wenn man etwas sucht, findet man es nicht. Das wichtige Passwort. Die E-Mail, in der das Foto angehängt war. Den Mailverlauf, in dem alle Infos standen. Hätte man doch nicht alle E-Mails in den Posteingang prasseln lassen!
Ein aufgeräumtes E-Mail-Programm ist nicht nur hilfreich, sondern notwendig. Für den täglichen Umgang mit Kunden, Lieferanten, allen, die mit dem Unternehmen zu tun haben. Doch wie beginnen? Wir haben vier Tipps für dein Outlook (oder das E-Mail-Programm, das du nutzt).
1. Am Anfang: Tabula rasa!
Verabschiede dich vom Gedanken, dass du alle monatelang zurückliegenden Altlasten eines Tages aufarbeiten wirst. Wird nie passieren! Aufgaben und Anfragen, die lange Zeit zurückliegen, haben sich bereits erledigt, Infos werden nicht relevanter und ungelesene Newsletter nicht aktueller. Schiebe deshalb zu Beginn deiner „E-Mail-Säuberungsaktion“ alles, was alt ist in ein Archiv.
Möchtest du alte E-Mails trotzdem aufarbeiten, mach es in Häppchen. Plane jeden Tag 10 bis 15 Minuten dafür ein.
2. Alles im Ordner?
Mit dem Rechtsklick ist schnell ein Ordner angelegt. Aber ist der Ordner auch sinnvoll?
Die Klarheit, welche E-Mail wohin gehört, ist wichtig. Dafür gibt es (mindestens) zwei Lösungen:
- Wenige, aber sinnvolle Ordner anlegen. Zum Beispiel: „Aktuelles Projekt“, „Abgeschlossen“, „Unerledigt“. So lässt sich auch ein Berg von hunderten E-Mails leicht aufarbeiten.
- Gar keine Ordner anlegen. Lass‘ alle Mails, die du unbedingt aufheben musst, in einem gemeinsamen Ordner. Aber: Auf keinen Fall aber im Posteingang! Der ist für neu eingehende Mails reserviert. Wann immer du jetzt wichtige Infos suchst, kannst du in dein „Archiv“ gehen und danach suchen.
3. Was kann das E-Mail-Programm?
E-Mail-Programme werden immer besser. Sie haben viele Funktionen. Manche kennen wir gar nicht. Deshalb unser Tipp: Mach‘ dich mit deinem Outlook bekannt! Stell‘ es so ein, wie es für dich praktikabel ist.
- Du kannst Regeln für Absender erstellen, deren Mails immer in den gleichen Ordner verschoben werden sollen.
- Du kannst Vorlagen erstellen, wenn du oft dieselbe Art von E-Mails verschickst, wie zum Beispiel Rechnungen oder Angebote.
- Du kannst Mails farblich kategorisieren.
- Du kannst Infos, die für dich nicht wichtig sind, ausblenden, z.B. die Dateigröße.
4. Mails nach Schema bearbeiten!
Viele verwenden den Posteingang als To-Do-Liste. Das macht ihn oft unübersichtlich und überfüllt. Besser ist, eingehende E-Mails nach einem „Schema“ zu bearbeiten. So wirst du in Zukunft immer einen aufgeräumten Posteingang haben.
- Schieb‘ unwichtige und irrelevante Mails in den Papierkorb.
- Schicke Mails, die andere betreffen, an Zuständige weiter.
- Mails, die aufgehoben werden müssen, kommen in den „Abgeschlossen“ Ordner.
- Übertrag‘ Meetings sofort in deinen Kalender und Arbeitsaufgaben in deine To-Do-Liste.
- Steckt in der E-Mail eine Arbeitsaufgabe, die in weniger als fünf Minuten fertig bearbeitet ist, starte sofort. Es dauert sonst länger, weil du dich später wieder neu eindenken musst.
