Wer im Verkauf arbeitet, hat genug zu tun. Die Corona- und Wirtschaftskrise ist zwar noch nicht überdauert. Dennoch gibt es ständigt etwas zu tun: Kundentermine wollen organisiert werden, Angebote ausgeschickt, ein Büro verwaltet.

Damit man dies alles unter einen Hut bekommt, braucht man ein straffes Zeitmanagement. Dafür gibt es einige klassische, jedoch immer brauchbare Werkzeuge.

Der Klassiker: Die To-do-List

Am effektivsten: Zu Beginn alle Aufgaben niederzuschreiben. Alle Tätigkeiten, die wir noch nicht begonnen haben, vergessen wir besonders schnell. Dabei hilft uns unser schlechtes Gewissen. Auch Studien zeigen uns: Wenn uns nicht klar ist, wie wir mit diesen Aufgaben umgehen, hält dieser Zustand an.

Der einfache Akt des Niederschreibens markiert die Aufgaben in unserem Kopf – und wir können uns aufs Abarbeiten konzentrieren.

Dabei bitte beachten: Zu große Aufgaben bereiten Kopfzerbrechen. Wenn wir Größeres, z.B. einen Event, in Teilaufgaben zerlegen, z.B. Raumsuche, Catering, etc., tun wir uns viel leichter – und sind schneller am Ziel.

80/20: Das Pareto-Prinzip

Wie viel von dem, was wir tun, bringt eigentlich etwas? Diese Frage stellte sich der Ökonom Vilfredo Pareto bereits im 19. Jahrhundert. Er überprüfte die Vermögensverhältnisse in Italien und kam zu folgendem Ergebnis: 80 Prozent des gesamten Vermögens waren in den Händen von 20 Prozent der Italiener. 

Dieses „80:20“-Prinzip findet sich in vielen Bereiche des täglichen Lebens:

  • Wir tragen ca. 80 Prozent der Zeit 20 Prozent unserer Kleidung
  • 20 Prozent der Kunden bringen 80 Prozent des Wertbeitrages
  • In 20 Prozent der Zeit erledigen sie 80 Prozent der Aufgaben.

Der Hintergrund: Viele Menschen haben – in ihrer Arbeit, aber auch sonst – einen starken Drang zum Perfektionismus. Allerdings ist Perfektionismus aus der Sicht des Zeitmanagements nichts Gutes.

Perfektionismus ist ineffizient

Deshalb ist eine zeitsparende Überlegung: Wo kann ich meinen Perfektionismus einschränken? In vielen Fällen sind auch 90 Prozent gut genug. Stimmt, ein Herzchirurg wird das nicht behaupten können.

Im Verkauf gilt das 80/20-Prinzip in vielen Fällen. Hat ein Verkäufer 1.000 Kunden, bringen durchschnittlich 200 den Umsatz. Wenn man von den Übrigen 800 noch einmal die Top-80 Prozent dazunimmt, kommt man zum Ergebnis: Von 1.000 Kunden bringen 360 Kunden einen Wertbeitrag von 96 Prozent. 640 Kunden jedoch bringen nur 4 Prozent.

Das ist der größte Hebel im Zeitmanagement. Jede/r Verkäufer/in sollte sich fragen:

  • Mit welchen Kunden möchte ich in hoher Intensität zusammenarbeiten?
  • Wie weit kann die die Betreuung der Kunden, die mir weniger bringen, reduzieren?

ABC-Analyse

Hilfreich ist dabei auch eine Methode, die eigentlich aus der Kundenanalyse kommt: die ABC-Analyse. 

Durch Studien ist belegt: A-Aufgaben bringen den größten Wertbeitrag für die Arbeitsergebnisse, ca. 65 Prozent. B-Aufgaben bringen lediglich 20 Prozent des Ergebnisses, C-Aufgaben bringen lediglich 15 Prozent.

Die meisten Menschen widmen jedoch den A Aufgaben nur 15 Prozent. 20 Prozent widmen sie den B-Aufgaben. Den Rest der Zeit widmen sie C-Aufgaben.

Hier beginnt effizientes Zeitmanagement. Aufgaben sollte man nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gliedern, damit man steuern kann wo unser wertvollstes Gut hinfließt – unsere Zeit.

Mag. (FH) Thomas Pfummerl leitet am WIFI Steiermark die Diplomlehrgänge ‚Verkauf im Außendienst‘ und ‚Verkauf im Handel‘. Hier können Sie das vollständige Webinar mit ihm anhören.

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