Projekt. Manche mögen dieses Wort nicht so gern. Dabei gibt es Projekte im Berufsleben sehr oft. Von einem Projekt spricht man, wenn es um eine Arbeit geht, die neu ist, zeitlich abgegrenzt ist und mit einem gewissen Risiko verbunden. Ein Projekt kann deshalb vieles sein: ein Firmenevent, der noch nie veranstaltet wurde. Der Aufbau eines modernen Webshops. Und vieles andere mehr.

Dabei sind Projekte immer auch komplex. Wenn Leute zusammenarbeiten, geht es schließlich oft drunter und drüber. Wer Projekte macht, braucht neben einer vernünftigen Planung auch Improvisationstalent und natürlich: menschliches Feingefühl.

Ein paar Projektmanagement-Skills schaden also nie. Außerdem muss man mal irgendwo anfangen. Deshalb haben wir Einsteiger-Wissen fürs Projektmanagement zusammengefasst – in sieben Schritten:

1. Vorbereitung: Gut geplant ist halb gewonnen!

Wer Projekte durchziehen will, sollte schon früh seine Kolleginnen miteinbeziehen – vor allem, wenn sie mitarbeiten sollen. Das geht am einfachsten durch: Fragen!

Integrieren Sie die Wünsche, Bedürfnisse, Ideen und zeitlichen Verfügbarkeiten der Teammitglieder in die Anforderungen des Projekts. So wird das Gemeinsamkeitsgefühl gestärkt. Außerdem können Sie einen realistischen Zeitrahmen festhalten, der Projektziele, Meetings, Erreichbarkeiten, Deadlines aber auch fixe Auszeiten berücksichtigt.

Eine genaue Abklärung der Leistungs- und Verantwortungsbereiche kann man in sogenannten „Projekt-Handbüchern“ eintragen – damit jeder weiß, was ausgemacht wurde. Dafür gibt es umfangreiche Unterlagen zum Download, z.B. hier ganz unten).

Halten sie alles Vereinbarte am Ende schriftlich fest und einigen sie sich dabei auf ein Verwaltungssystem (z.B. MS Project), das  immer auf dem aktuellen Stand ist, allen Beteiligten immer zugänglich ist und mit dem sich alle wohl fühlen.

2. Zeitmanagement: Projekte brauchen Luft!

Planen Sie nicht zu knapp, weder zeitlich noch finanziell. Spielraum für Richtungswechsel, andere Ideen, Korrekturen, Änderungen, den Feinschliff und andere Anpassungsprozesse sind für ein erfolgreiches Projekt unabdingbar!

Hüten Sie sich auch davor, unrealistische Versprechungen zu machen!

Eine sehr knapp bemessener Zeitplan wirkt vielleicht für Kundinnen attraktiv. Allerdings gibt es bei Projekten immer ein gewisses Risiko. Wenn sie den Auftrag nicht wie gewünscht erfüllen (können) leidet ihr Ansehen  bzw. das der ganzen Firma.

3. Finanzen: Legen Sie die Karten auf den Tisch

Nicht die Bankomatkarten 🙂 Für Projekte braucht man einen übersichtlichen und leicht nachzuvollziehenden Budgetplan. So wirken Sie  professionell und vertrauenswürdig.

Zudem schützt ädaquat Kalkuliertes Sie vor späteren Diskussionen oder Ärgernissen. Sowohl mit KundInnen als auch im Team (untereinander.)

4. Etappen: Zerteilen Sie das Ganze in kleine Teile

Etappen setzen ist psychologisch von Vorteil. Denn bereits erreichte Ziele vermitteln ein Erfolgsgefühl. Außerdem können die gesteckten Etappenziele leicht evaluiert und eventuell verändert werden.

5. „Kluge“ Ziele: Auf richtige Formulierungen achten

Ziele sind im Projektmanagement  S.M.A.R.T  (engl.: geschickt, klug). Die Abkürzung meint: „Specific-Measurable-Achievable-Relevant-Timely“. Ein Ziel sollte also präzise Bedingungen beinhalten wie, wann und wodurch dieses Ziel erreicht werden kann. Am Ende sollte man die Kriterien messen und überprüfen können. Ein Beispiel:

„Nächste Woche legt jedes Teammitglied einen detaillierten Zeitplan vor, der die von ihm persönlich zu erledigenden Arbeiten auf einer Seite genau aufschlüsselt.“

6. Fixsterne der Kommunikation: Meetings

Wer sich trifft, arbeitet besser zusammen: Geht man davon aus, dass sich das Projekt über mehrere Monate ziehen wird, wird empfohlen sich einmal in der Woche zusammenzusetzen. Ein Zuviel kann genauso frustrieren wie ein Zuwenig!

Bei jedem Termin sollte unbedingt vorher klar sein, worüber gesprochen wird, damit sich alle Beteiligten gut vorbereiten können und ein effektiver weiterer Verlauf des Projekts besprochen werden kann.

7. Gemeinsam auf Wolken schweben: Soziale Aspekte

Verschiedene Bedürfnisse und Arbeitsweisen zu koordinieren ist eine Kunst. Wenn Menschen aufeinander treffen, gibt es aber auch Reibungspunkte . Ein hohes Maß an Sensibilität und Empathie ist hier gefragt.

Zuviel des Guten ist natürlich auch kontraproduktiv. Rücken sie den anderen nicht  zu sehr auf die Pelle. Werden Sie nicht zum Kontrollfreak!

Geben Sie auch Verantwortung ab und trauen Sie Ihrem Team etwas zu. Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter/innen, die ein hohes Maß an Selbstverantwortung haben, kreativer, motivierter und leistungsfähiger sind.

Fordern Sie auch nichts ein, was sie nicht selbst auch leisten können. Damit ist vor allem ein positiver Umgangston und das Beachten von allgemeingültigen Kommunikationsregeln gemeint!  🙂

Buchtipps!

  • „Projektmanagment für Dummies“ (Stanley E. Portny)
  • „Setting Milestones – Projektmanagement Methoden, Prozesse, Hilfsmittel“ (Christian Sterrer & Gernot Winkler) – wird sehr oft empfohlen, ist praxisorientiert und klar verständlich.

TippTipp: Projektmanagement lernen!

Die WIFIs bieten österreichweit zig Angebote zum Thema Projektmanagement. Von Basisausbildungen  bis zu Weiterbildungsangeboten für Profis: Ausbildungen gibt es in jedem Bundesland – sogar mit Zertifizierung.